Stellen Sie diese sieben Fragen vor der ersten Lieferung.

Der Beginn einer Zusammenarbeit ist der einzige Moment, in dem alle Fragen noch günstig sind. Später werden dieselben Fragen in Eile gestellt, meist Freitagnachmittag.

Sieben Fragen

1. Produkt und Spezifikation

Was genau erhalte ich? Bitten Sie um eine schriftliche Spezifikation des Produkts, das Sie bestellen werden, nicht um eine allgemeine Kategoriebeschreibung.

2. Verpackung

Wie ist das Produkt verpackt, wie groß ist die Einheit und passt die Verpackung zu Ihrem Platz und Ihrem Arbeitsrhythmus.

3. Dokumentation und Rückverfolgbarkeit

Welche Dokumente kommen mit der Ware und wie ist das Produkt gekennzeichnet. Was Sie nicht verstehen, ist eine Frage, keine Vermutung.

4. Bestellung

Über welchen Kanal wird bestellt, bis wann und wer bestätigt die Bestellung. Eine bestätigte Bestellung ist ein Dokument, eine mündliche Bestellung ist eine Erinnerung.

5. Lieferung

Wann kommt die Ware, wer übernimmt sie auf Ihrer Seite, und was passiert, wenn niemand zur Übernahme da ist.

6. Vereinbarung bei Änderungen

Was gilt, wenn sich die Menge ändert, ein Produkt vorübergehend nicht verfügbar ist oder ein Ersatz vorgeschlagen wird. Die Regel sollte sein, dass Sie den Ersatz bestätigen.

7. Reklamationen

Wem wird eine Abweichung gemeldet, in welcher Frist und was ist beizulegen. Ein vereinbartes Vorgehen ist der Unterschied zwischen einer gelösten Angelegenheit und langem Schriftverkehr.

Wo Sie Produktangaben finden

Für Angaben zu Lagerung, Zusammensetzung und Allergenen gilt eine Regel: Prüfen Sie die Kennzeichnung und die bestätigte Spezifikation des konkreten Produkts. Allgemeine Tabellen und auswendig gelernte Regeln ersetzen das nicht, da sich Produkte voneinander unterscheiden.

Bitten Sie vor der Bestellung um die aktuelle Version der Spezifikation. Weichen Angaben auf Dokumenten und Verpackung voneinander ab, klären Sie die Abweichung mit dem Lieferanten. Geben Sie die Hinweise auch an Kollegen weiter, die die Ware entgegennehmen und verwenden.

Sieben Fragen, ein paar Minuten Gespräch. Deutlich günstiger als ein chaotischer Service.