Lieferung ist keine Überraschung. Sie ist eine Vereinbarung.

Eine Küche braucht keine Versprechen. Sie braucht Informationen, auf denen sich der Tag aufbauen lässt. Ist die Lieferung klar vereinbart, lassen sich Arbeit, Personal und Angebot planen. Ist sie es nicht, wird improvisiert, und Improvisation während des Service ist teuer.

Nachfolgend eine Reihe von Punkten, die es klug ist abzustimmen, bevor die erste Bestellung bearbeitet wird. Diese Punkte lassen sich einfach festhalten und überprüfen.

Was Sie vor der ersten Bestellung vereinbaren

Bestellfrist

Bis wann muss die Bestellung eingehen, damit sie für den gewünschten Tag bearbeitet wird. Eine klare Frist hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Vereinbaren Sie auch, was für eine Bestellung nach dieser Frist gilt: ob sie verschoben oder nach Absprache behandelt wird.

Lieferfenster

Nicht auf die Minute genau, sondern ein Zeitfenster, innerhalb dessen die Lieferung eintrifft. Die Küche muss wissen, wann jemand die Ware entgegennimmt und wann der Kühlraum frei ist. Das Fenster ist auch für den Lieferanten nützlich, weil es messbar ist.

Kontakt bei Verspätung

Wer ruft wen an, unter welcher Nummer und in welcher Zeit. Eine Verspätung an sich ist keine Katastrophe. Eine stille Verspätung schon. Ein vereinbarter Kontakt bedeutet, dass die Küche reagieren kann, solange noch Zeit ist.

Mengen und Abweichungen

Bei Fleischprodukten sind kleinere Gewichtsabweichungen Realität. Deshalb lohnt es sich, vorab zu vereinbaren, welche Abweichung akzeptabel ist und wie abgerechnet wird: nach bestellter oder nach gelieferter Menge. Die Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten und nicht nur am Telefon erwähnt werden.

Ersatzprodukte nur nach Bestätigung

Ein Ersatzprodukt ist kein Fehler, solange es vereinbart ist. Zum Problem wird es, wenn es ohne Rückfrage in die Küche kommt und sich auf der Grillplatte anders verhält. Die Regel sollte einfach sein: Ein Ersatz geht erst nach Ihrer Bestätigung in die Lieferung.

Vorgehen bei Abweichungen

1. Die Abweichung wird bei der Übernahme festgehalten, nicht am nächsten Tag.
2. Es wird notiert, was konkret abweicht: Produkt, Menge, Verpackung.
3. Eine Lösung wird vereinbart: Nachlieferung des Fehlenden, Gutschrift oder Abschreibung.
4. Die Lösung wird schriftlich festgehalten, damit bei der nächsten Bestellung kein Raten nötig ist.

Warum das funktioniert

Weil jeder dieser Punkte eine Frage beantwortet, die sich sonst im ungünstigsten Moment stellt. Eine Vereinbarung vor der ersten Lieferung ist der günstigste Teil der gesamten Zusammenarbeit. Sie erfordert keine juristischen Formulierungen. Ein kurzer Vermerk genügt, den beide Seiten gleich verstehen.

Und noch etwas: Eine Vereinbarung ist kein Ausdruck von Misstrauen. Sie ist Ausdruck dessen, dass beide Seiten es ernst meinen.

Muus Anmerkung: „Auf dem Lieferschein steht Fleisch. Ausreden sind nicht bestellt.“