Prima della prima consegna, ponete queste sette domande.

L'inizio di una collaborazione è l'unico momento in cui tutte le domande sono ancora economiche. Più avanti le stesse domande si pongono di fretta, di solito il venerdì pomeriggio.

Le sette domande

1. Prodotto e specifica

Cosa ricevo esattamente? Chiedete una specifica scritta del prodotto che ordinerete, non una descrizione generica della categoria.

2. Confezionamento

Come è confezionato il prodotto, qual è l'unità e se il confezionamento si adatta al vostro spazio e al vostro ritmo di lavoro.

3. Documentazione e tracciabilità

Quali documenti accompagnano la merce e come è etichettato il prodotto. Se qualcosa non è chiaro, è una domanda da porre, non un'ipotesi da fare.

4. Ordini

Attraverso quale canale si ordina, entro quando e chi conferma l'ordine. Un ordine confermato è un documento, un ordine verbale è un ricordo.

5. Consegna

Quando arriva la merce, chi la ritira da parte vostra e cosa succede se non c'è nessuno a riceverla.

6. Accordo in caso di variazioni

Cosa vale se la quantità cambia, se il prodotto non è temporaneamente disponibile o se viene proposto un sostituto. La regola sia che il sostituto lo confermate voi.

7. Reclami

A chi si segnala uno scostamento, entro quale termine e cosa va allegato. Una procedura concordata fa la differenza tra un caso risolto e un lungo scambio di corrispondenza.

Dove trovare i dati sul prodotto

Per i dati su conservazione, composizione e allergeni vale una regola: verificate la dichiarazione e la specifica confermata del prodotto specifico. Tabelle generiche e regole a memoria non le sostituiscono, perché i prodotti differiscono tra loro.

Prima di ordinare, chiedete la versione aggiornata della specifica. Se i dati su documenti e confezione differiscono, chiarite la discrepanza con il fornitore. Trasmettete le istruzioni anche ai colleghi che ritirano e utilizzano la merce.

Sette domande, qualche minuto di conversazione. Molto più economico di un servizio caotico.