La consegna non è una sorpresa. È un accordo.

La cucina non ha bisogno di promesse. Ha bisogno di un'informazione su cui costruire la giornata. Se la consegna è concordata chiaramente, si possono pianificare il lavoro, il personale e l'offerta. Se non lo è, si improvvisa, e improvvisare durante il servizio costa caro.

Di seguito un elenco di punti che è opportuno definire prima che il primo ordine venga preso in lavorazione. Sono punti semplici da mettere per iscritto e da verificare.

Cosa concordare prima del primo ordine

Termine per l'ordine

Entro quando l'ordine deve essere inviato perché venga preso in carico per il giorno desiderato. Un termine chiaro aiuta a evitare malintesi. Concordate anche cosa succede a un ordine arrivato dopo tale termine: se viene rimandato o gestito su accordo.

Finestra di consegna

Non un orario al minuto, ma una finestra entro cui arriva la consegna. La cucina deve sapere quando qualcuno ritira la merce e quando il frigo è libero. La finestra è utile anche per il fornitore, perché è misurabile.

Contatto in caso di ritardo

Chi chiama chi, a quale numero ed entro quanto tempo. Il ritardo di per sé non è una catastrofe. Il ritardo taciuto lo è. Un contatto concordato significa che la cucina può reagire finché è ancora in tempo.

Quantità e scostamenti

Nei prodotti a base di carne piccoli scostamenti di peso sono una realtà. Perciò conviene concordare in anticipo quale scostamento sia accettabile e come venga conteggiato: sulla quantità ordinata o su quella consegnata. L'accordo va messo per iscritto, non solo menzionato per telefono.

Prodotti sostitutivi solo dopo conferma

Un prodotto sostitutivo non è un errore, finché è concordato. Diventa un problema quando arriva in cucina senza essere chiesto e non si comporta allo stesso modo sulla piastra. La regola sia semplice: il sostituto va in consegna solo dopo la vostra conferma.

Procedura in caso di scostamento

1. Lo scostamento va registrato al ritiro, non il giorno dopo.
2. Si annota cosa esattamente si discosta: prodotto, quantità, confezione.
3. Si concorda una soluzione: consegna della parte mancante, nota di credito o storno.
4. La soluzione viene messa per iscritto, così al prossimo ordine non ci sono dubbi.

Perché funziona

Perché ognuno di questi punti risponde a una domanda che altrimenti si pone nel momento peggiore possibile. L'accordo prima della prima consegna è la parte più economica dell'intera collaborazione. Non richiede formule giuridiche. Basta un breve testo che entrambe le parti interpretino allo stesso modo.

E ancora una cosa: un accordo non è segno di sfiducia. È segno che entrambi lavorano sul serio.

Nota di Muu: «Sulla bolla di consegna c'è scritto carne. Le scuse non sono state ordinate.»