Prije prve dostave postavite ovih sedam pitanja.

Početak suradnje jedini je trenutak kad su sva pitanja još jeftina. Kasnije se ista pitanja postavljaju u žurbi, obično u petak popodne.

Sedam pitanja

1. Proizvod i specifikacija

Što točno dobivam? Zatražite pisanu specifikaciju proizvoda koji ćete naručivati, ne opći opis kategorije.

2. Pakiranje

Kako je proizvod pakiran, kolika je jedinica i odgovara li pakiranje vašem prostoru i ritmu rada.

3. Dokumentacija i sljedivost

Koji dokumenti dolaze s robom i kako je proizvod označen. Ako nešto ne razumijete, to je pitanje, ne pretpostavka.

4. Naručivanje

Kojim se kanalom naručuje, do kada i tko potvrđuje narudžbu. Potvrđena narudžba je dokument, usmena narudžba je sjećanje.

5. Dostava

Kada roba stiže, tko je preuzima na vašoj strani i što se događa ako nema tko preuzeti.

6. Dogovor kod promjena

Što vrijedi ako se količina promijeni, ako proizvoda privremeno nema ili ako se predloži zamjena. Pravilo neka bude da zamjenu potvrđujete vi.

7. Reklamacije

Kome se prijavljuje odstupanje, u kojem roku i što se prilaže. Dogovoren postupak razlika je između riješenog slučaja i duge prepiske.

Gdje pronaći podatke o proizvodu

Za podatke o čuvanju, sastavu i alergenima vrijedi jedno pravilo: provjerite deklaraciju i potvrđenu specifikaciju konkretnog proizvoda. Opće tablice i zapamćena pravila to ne zamjenjuju, jer se proizvodi međusobno razlikuju.

Prije narudžbe zatražite aktualnu verziju specifikacije. Ako se podaci na dokumentima i ambalaži razlikuju, nesklad razjasnite s dobavljačem. Upute proslijedite i suradnicima koji robu preuzimaju i koriste.

Sedam pitanja, nekoliko minuta razgovora. Znatno jeftinije nego jedan kaotičan servis.